5S Audit

5S Audit – Mit diesen Vorlagen ist die Planung und Durchführung ein Kinderspiel

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Du willst ein 5S Audit durchführen?

Dann bist du hier richtig!

Denn wenn du auch sagst: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“, stelle ich dir im dritten Teil der Artikelserie rund um das Thema 5S eine Vorlage für die Planung und Durchführung von 5S Audits vor.

Im ersten Teil der Serie hatte ich dir einen Überblick über das kostenlose 5S Starterpaket gegeben.

Im zweiten Teil haben wir über die Verwendung der Präsentation in dem Paket gesprochen.

Wenn du bereits erste 5S Aktivitäten in deinem Betrieb unternommen hast, bist du nun vielleicht in einer Situation, in der es darum geht, den 5S Standard zu halten bzw. kontinuierlich zu verbessern.

Dabei soll dir die 5S Audit Checkliste helfen, die ich dir heute gerne vorstellen möchte.

Außerdem habe ich zwei weitere Vorlagen dabei, die deinen Mitarbeitern als Erinnerung oder Wegweiser dienen können, um im stressigen Alltag die wichtigsten 5S Grundregeln nicht zu vergessen.

Lass uns loslegen:

Der 5S Standardarbeitsplatz

Zunächst einmal gibt es einen Merkzettel zu 5S Standardarbeitsplätzen im Büro.

Hier ist nochmal beschrieben, an welchen Stellen Arbeitsmittel gelagert werden sollten.

  • Mehrmals täglich gebraucht heißt, Ablage auf oder neben dem Schreibtisch, z.B. das Telefon oder der Kalender
  • Einmal täglich gebraucht heißt, in den Rollcontainer des Schreibtisches
  • Nicht täglich gebraucht heißt, in einen Schrank oder ein Regal, z.B. Dokumente oder Unterlagen

Wie bei allen anderen Vorlagen kannst du diesen Standard natürlich nach deinen Bedürfnissen anpassen.

Für Arbeitsplätze an Maschinen hat es sich in der Praxis bewährt, nach dem 5S Workshop oder Aktionstag den SOLL Zustand mit einem Foto zu dokumentieren und dieses an dem Arbeitsplatz auszuhängen.

Für einen Standard wie im Büro, die oft sehr einheitlich sind, sind die Arbeitsplätze an Maschinen zu unterschiedlich. Natürlich gibt es auch hier Grundregeln für die Ablage von Werkzeugen, die denen für Büroarbeitsplätze ähneln.

So sollten mehrmals täglich benötigte Werkzeuge so nah wie möglich an der Stelle aufbewahrt werden, wo sie gebraucht werden. Dies kann man z.B. mit einem Shadow-Board erreichen.

Dinge, die seltener verwendet werden, kommen in Schubladen. Das können z.B. weniger oft benötigte Spezialwerkzeuge sein.

Versuche diesen Zustand so gut wie möglich auf ein Foto zu bannen und deinen Mitarbeitern als Erinnerung an ihren Arbeitsplatz zu hängen.

Checkliste zum Erreichen des 5S Standards

Die zweite, nützliche Vorlage ist eine Checkliste für die Aufrechterhaltung des 5S Standards. Hier wird mit einfachen Checkpoints an die wichtigsten Kriterien für 5S erinnert.

Die Checkliste richtet sich nach dem PDCA Kreis, den ich dir hier schon einmal vorgestellt habe.

Für jedes der 5S wird in der Checkliste erklärt, welche konkreten Schritte zur Erfüllung des 5S Levels durchgeführt werden müssen.

5S Level 1 (Sortieren):

Das Ziel: Alle Gegenstände (Werkzeuge, Hilfsmitte, Material etc.) am Arbeitsplatz sind auf Verwendbarkeit hin geprüft und sortiert.

  • Plan: Definieren des Arbeitsbereichs und -umfangs und der Ziele. Soll nur ein einzelner Arbeitsplatz betrachtet werden, oder fasst ihr Büroarbeitsplätze abteilungsweise zusammen? Gehört die Teeküche dazu, oder ist das ein eigener Bereich?
  • Do: Sortieren aller Arbeitsmittel und sonstigen Gegenstände am Arbeitsplatz. Das ist der Schritt „Alles muss raus“, den wir hier schon besprochen hatten.
  • Check: Überprüfung des Verbesserungsfortschritts anhand der gesetzten Ziele.
  • Act: Referenzliste aller benötigter Arbeitsmaterialien erstellen.

5S Level 2 (Systematisieren)

Das Ziel: Alle Arbeitsmittel sind für eine effiziente und ergonomische Arbeitsweise optimal angeordnet und haben einen festen Aufbewahrungsort (kein Suchaufwand, kurze Wege).

  • Plan: Optimale Positionen für die Arbeitsmittel nach Verwendungshäufigkeit festlegen.
  • Do: Arbeitsmittel nach diesem Plan einsortieren
  • Check: Überprüfen, ob alle Arbeitsmittel ohne Sucharbeit und auf kurzem Weg erreichbar sind.
  • Act: Lage und Position aller Arbeitsmittel kenntlich machen.

5S Level 3 (Säubern)

Das Ziel: Der Arbeitsplatz ist frei von groben Verunreinigungen, ein Entsorgungssystem ist vorhanden und systematische Verunreinigungen sind abgestellt (z.B. Öllecks).

  • Plan: Festlegen der Kriterien eines sauberen Arbeitsplatzes. Zuständigkeiten festlegen.
  • Do: Systematische Reinigungsaktionen durchführen. Verunreinigungsursachen finden.
  • Check: Zustandsprüfung von Arbeitsmitteln (Abnutzung) und Betriebsstoffen (Ablaufdatum).
  • Act: Regelmäßige Reinigung des Arbeitsplatzes. Pläne für Arbeitsmittel- und Betriebsmittelwechsel.

5S Level 4 (Standardisieren)

Das Ziel: Mitarbeiter sind in 5S geschult, 5S Verantwortliche sind benannt, ein Auditplan wurde erstellt und ein Standard für den Arbeitsplatz ist definiert.

  • Plan: Erstellen von Arbeitsrichtlinien und Arbeitsplatzbeschreibungen.
  • Do: Richtlinien einführen, bekannt machen und schulen.
  • Check: Standards auf ihre Wirksamkeit hin überprüfen, bei Bedarf anpassen.
  • Act: Überprüfung der Einhaltung der Richtlinien und Vorgaben.

5S Level 5 (Selbstdisziplin)

Das Ziel: Der Arbeitsplatz wird regelmäßig auditiert, der 5S-Aushang ist gepflegt und alle Mitarbeiter kennen und wenden 5S bei ihrer täglichen Arbeit an.

  • Plan: Mitarbeiter Zeit für 5S einräumen.
  • Do: Gute Beispiele anführen, Mitarbeiter trainieren, tägliche Anwendung der Richtlinien.
  • Check: Anhand der Checkliste die Einhaltung des Standards überprüfen.
  • Act: Durchführung der geplanten Audits und abarbeiten der festgelegten Maßnahmen.

Gib diese Checkliste jedem Mitarbeiter an die Hand und jeder hat die wichtigsten Informationen und Richtlinien für seine tägliche Arbeit parat.

5S Audit Vorlagen

Kommen wir zur Vorlage, um die es heute eigentlich gehen soll.

Die Vorlage zum Planen und Durchführen von 5S Audits.

Diese ist in zwei Seiten aufgeteilt, welche bei und nach jedem regulären Audit neu ausgedruckt werden und welche mehrere Funktionen übernehmen:

Ein 5S Audit dokumentieren

Die erste Seite ist dazu geeignet, das Ergebnis des aktuellen Audits zu dokumentieren. Eventuell definierte Maßnahmen zur Erreichung des nächsthöheren Levels werden hier eingetragen.

5S Audit - Seite 1

Die zweite Seite des Formulars ist sowohl zur Planung und Dokumentation der 5S Eigenkontrollen als auch der offiziellen 5S Audits gedacht.

Es kann nicht schaden, wenn du deine Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz wirklich wöchentlich prüfen lässt. Das dauert nur wenige Minuten und trägt in jedem Fall dazu bei, 5S in den Köpfen der Menschen zu behalten.

Wenn diese Zettel an jedem Arbeitsplatz bzw. jedem Bürobereich aushängt, würden die Eigenkontrollen direkt auf dem Zettel notiert.

Findet das nächste reguläre Audit dann nach 2 Monaten statt, werden die handschriftlichen Eintragungen in die Excel Datei übernommen.

Ein 5S Audit planen

Im unteren Teil der Seite wird während des Audits geschaut, wie viele Punkte der Arbeitsplatz oder der Bereich je Kategorie erhält. Dabei ist es wichtig, dass eine Bewertung des Level 2 nur dann stattfindet, wenn in Level 1 die volle Punktzahl erreicht wurde.

5S Audit - Seite 2

So arbeitet man sich hoch, bis man in eine Kategorie kommt, in der nicht mehr die volle Punktzahl erreicht wird.

Das ist dann das neue 5S Level, welches in dem Audit erzielt wurde.

Das Ziel sollte dabei sein, sich von Audit zu Audit zu steigern. Es kann aber auch mal vorkommen, dass sich ein Bereich von einem zum nächsten Audit verschlechtert.

Wie auch immer das Ergebnis ausfällt, werden diese nun im oberen Bereich des Formulars noch um die Maßnahmen, die zum Erreichen des nächsthöheren Levels im kommenden Audit notwendig sind, ergänzt.

Die neu ausgefüllten Formulare werden ausgedruckt und als Dokumentation des aktuellen 5S Status an dem Arbeitsplatz bzw. in dem Bereich ausgehängt.

Fazit

Mit den hier vorgestellten Vorlagen ist das 5S Vorlagenpaket nun komplett.

Im ersten Teil der Artikelserie wurde vorgestellt:

  • Die Workshop Agenda, die deinen 5S Events einen Rahmen gibt
  • Die 5S Workshop-Checkliste, die dafür sorgt, dass du bei der Planung und Durchführung keine wichtigen Punkte vergisst
  • Eine Anwesenheitsliste, damit du nachhalten kannst, wer an den 5S Aktionen teilgenommen hat
  • Ein Workshop Poster, welches die wesentlichen Inhalte darstellen und so für dein internes Marketing genutzt werden kann

Im zweiten Teil der Artikelserie habe ich dir die im Vorlagenpaket enthaltenen Präsentationen vorgestellt:

  • Eine Grundlagenpräsentation für Fertigungsbereiche, die als Kurzschulung einen guten Einstieg in jedes 5S Event in der Fertigung verwendet werden kann
  • Eine Grundlagepräsentation für Bürobereiche
  • Das 5S Zahlenspiel, mit dem du allen Workshopteilnehmern spielerisch vor Augen führen kannst, warum 5S so wichtig ist und was es euch bringt
  • Und eine Vorlage für eine Ergebnispräsentation, in der die Workshop Ergebnisse zusammengefasst und dokumentiert werden können

Heute, im dritten Teil der Artikelserie, ging es um weitere Formulare im 5S Vorlagenpaket:

  • Ein Formular welches zur Definition eines 5S Standard-Büroarbeitsplatzes verwendet werden kann
  • Eine Checkliste, um Schritt für Schritt, diesen Standard zu erreichen
  • Eine Vorlage, mit der du 5S Audits planen, durchführen und dokumentieren kannst

Damit sind die Vorlagen komplett.

Wenn du das 5S Vorlagenpaket herunterladen möchtest, dann trage dich unter dem Artikel einfach mit deinem Namen und deiner Mailadresse ein. Du erhältst dann sofort einen Downloadlink, um dir alle Unterlagen auf deinen Rechner herunterzuladen.

Im nächsten Teil der Artikelserie geht es nun noch darum, wie du alle diese Vorlagen schnell und einfach auf dein Unternehmens-Design anpassen kannst.

Für den Moment wäre ich dir für ein Feedback dankbar.

Hast du vielleicht bereits Erfahrungen mit den Vorlagen gemacht?

Hinterlasse mir einfach einen Kommentar und hilf mir dabei, das 5S Vorlagenpaket zu verbessern, damit du den maximalen Nutzen daraus ziehen kannst.

Ich freue mich auf den nächsten Beitrag und wünsche dir einen erfolgreichen Tag in die neue Woche,

Dein Thomas

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Über mich

Thomas
Seit mehr als 10 Jahren beschäftige ich mich beruflich mit Lean Production oder Lean Management. In dieser Zeit habe ich die Erfahrung gemacht, dass in den teuren Schulungen zwar tolles theoretisches Wissen über Lean Techniken vermittelt wird, aber weniger konkrete Infos darüber, wie man dieses Wissen im betrieblichen Alltag verankert. Daher habe ich mich dazu entschlossen diesen Blog zu gründen und meine Erfahrungen und mein Wissen mit Dir zu teilen. Ich möchte Dir mit meinen Beiträge und Vorlagen dabei helfen, Lean Management bei Dir im Unternehmen zu einer Erfolgsstory zu machen. Du willst mir dabei helfen? Dann melde Dich bei der LEANvolution Community an und erfahre immer als erster, wenn es neue Beiträge gibt.

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