Die 5S Methode

Die 5S Methode und wie du sie richtig einführst

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Die 5S Methode.

Heute wollen wir endlich etwas konkreter werden. Die letzten Beiträge waren ja eher eine Wiederholung, aber jetzt wollen wir das erste Mal konkret über eine LEAN Management Methode sprechen.

Wo und vor allem wie kannst du 5S einsetzen? Was bringt dir 5S kurzfristig und wie kannst du dein Unternehmen langfristig damit verändern?

Das sind die Fragen, die ich gerne in diesem Beitrag mit dir klären würde.

Also legen wir mal los:

Kurzvorstellung 5S

Hier hatten wir ja bereits einmal kurz über 5S gesprochen. Aber bevor wir nun darauf eingehen, wo du 5S einsetzen kannst, wollte ich diesen Punkt nochmal kurz wiederholen.

Die 5S stehen für japanische Begriffe, die sich gut ins Deutsche übernehmen lassen:

Seiri                            Sortieren

Seiton                         Systematisieren

Seiso                           Säubern

Seiketsu                      Sauberkeit bewahren

Shitsuke                      Selbstdisziplin üben

Die 5S bilden also 5 Stufen ab, die du in mehreren Aktionen erreichen kannst.

Heute wollen wir diese Stufen im Detail durchgehen und betrachten, was du jeweils zu beachten hast.

Wo kann ich 5S einsetzen?

Du kannst 5S in allen Bereichen deines Unternehmens einsetzen. Sogar für zu Hause ist 5S super geeignet.

Am Ende geht es bei der 5S Methode immer darum, einen unordentlichen Zustand in einen ordentlichen Zustand zu überführen und durch das Setzen eines Standards dafür zu sorgen, dass es nach dem einmaligen Aufräumen auch ordentlich bleibt.

Besonders gut lässt sich 5S in deinem Unternehmen also im Büro und in der Produktion anwenden.

Warum 5S? Was bringt mir das?

Die 5S Methode kann dir viele Vorteile bringen.

Hier mal einige Beispiele:

  • Mit der 5S Methode verbesserst du die Außenwirkung deines Unternehmens. Das kann wiederum positive Effekte auf deine Kunden haben.
  • 5S schafft Platz für das Notwendige. Dadurch kannst du z.B. unnötige Transporte oder Bewegungen verhindern. Das sind bereits 2 der 7 Verschwendungsarten, die du also direkt bekämpfen kannst.
  • 5S fördert das Wohlbefinden. Es arbeitet sich doch viel besser und angenehmer an einem ordentlichen Arbeitsplatz.
  • Urlaubsübergaben bzw. Mitarbeiterwechsel zwischen Maschinen werden einfacher, da alles, was man zum Arbeiten braucht, schnell und einfach zu finden ist.
  • Dadurch können Fehler bei der Arbeitsausführung vermieden werden. Du verhinderst damit also Defekte, eine weitere der 7 Verschwendungsarten.
  • Die 5S Methode spart Zeit, da notwendige Arbeitsmittel nicht gesucht werden müssen.
  • Und am Ende werden deine Arbeitsplätze mit 5S auch sicherer.

Jetzt magst du vielleicht denken: „Hört sich alles gut an, aber bringt 5S auch monetäre Vorteile?“

Diese Frage kann mit einem klaren JA beantwortet werden.

Auch hierzu ein kleines Beispiel:

Mal angenommen, in deinem Unternehmen arbeiten 50 Mitarbeiter und du schaffst es, dass nach der 5S Einführung jeder dieser Mitarbeiter täglich 10 Minuten weniger nach Arbeitsmittel suchen muss.

Alleine diese 10 Minuten am Tag summieren sich in einem Jahr bei einem Stundensatz von 50€ auf stolze 100.000€ auf. Und um diese Einsparung dauerhaft zu erreichen, musst du wenige Tage anfänglich investieren.

Ist das ein Argument, um die 5S Methode einzuführen?

Dann kommen jetzt die 5 Stufen, die du dafür durchlaufen musst:

Schritt 1: das erste S

Seiri steht für Sortieren oder Selektieren.

Da diese Aktion sehr umfangreich werden kann, sollte sie im Rahmen eines Workshops oder Aktionstages durchgeführt werden.

Räumt alles aus.

Alle Werkzeuge aus allen Schränken.

Im Büro alle Ordner und Gegenstände aus allen Schubladen und Schränken.

Alles was doppelt, alt oder überflüssig ist, sollte entsorgt werden.

  • doppelte Schraubendrehen oder sonstige Werkzeuge
  • Im Büro zu viele Stifte (niemand braucht wirklich 20 Kugelschreiber im Schreibtisch)
  • Alte Dokumente
  • An der Maschine gelagerter Ausschuss.

Seid ihr euch nicht sicher, ob etwas gebraucht wird oder nicht, markiert diese Teile und beobachtet einige Tage, ob das Werkzeug zum Einsatz kommt oder nicht. Dann könnt ihr immer noch entscheiden, ob der Gegenstand entsorgt oder doch einsortiert werden soll.

Um die Dinge, die entsorgt werden sollen, sinnvoll zu sortieren, besorgt euch vor dem Workshop große Kisten oder Gitterboxen und beschriftet diese für die unterschiedlichen Kategorien:

  • eine Kiste für alte Dokumente
  • Eine Kiste für Elektroschrott
  • Eine Box für überflüssiges Büromaterial
  • Eine Kiste für doppeltes oder überflüssiges Werkzeug
  • Etc.

Mit diesen Behältern ist es am Ende des Aufräumtages einfacher, die Dinge der weiteren Verwendung zuzuführen, also sie wegzuwerfen bzw. in die Materialausgabe zurückzubringen.

Schritt 2: das zweite S

Das zweite S steht für Seiton, was so viel heißt wie Systematisieren oder Hinstellen.

Nachdem zunächst also alles ausgeräumt wurde und überflüssige Dinge entsorgt sind, geht es nun ans ordentliche Wiedereinräumen.

Dabei gibt es eigentlich nur zwei Regeln zu beachten:

1. Dinge die häufig gebraucht werden, müssen so gelagert werden, dass sie leicht zu erreichen sind.

Brauchst du z.B. Regelmäßig einen bestimmten Ordner, würdest du nicht auf die Idee kommen, diesen in einem Schrank zu platzieren, der auf der anderen Seite deines Schreibtisches steht.

Wenn du ein bestimmtes Werkzeug sehr häufig brauchst, solltest du es in direktem Greifbereich des Mitarbeiters positionieren.

2. Alles hat seinen festen Platz.

Um das zu verdeutlichen, werden diese Plätze gekennzeichnet.

In der Produktion werden z.B. für die Werkzeuge sogenannten Shadow Boards eingerichtet, also Bretter, an denen die Werkzeuge optimal angeordnet sind. Jede Position ist so gekennzeichnet, dass sofort erkennbar ist, wenn ein Werkzeug fehlt.

Schubladen mit Werkzeugen werden mit speziellen Schaumstoffeinlagen ausgestattet, so dass wirklich nur die Werkzeuge hineingelegt werden können, die in die Schublade hineingehören. Fehlt ein Werkzeug, ist das sofort erkennbar.

Die gleichen Mittel kann man auch im Büro anwenden.

Schränke z.B. sollten beschriftet werden. Dann kann man von außen sofort erkennen, was in den Schränken ist.

Ordner können mit einem diagonalen Strich versehen werden, so dass man sofort sieht, welche Ordner zusammengehören. Fehlt ein Ordner, sieht man auch das sofort.

Ziel ist es, alle notwendigen Gegenstände so optimal wie möglich anzuordnen.

Zusammengefasst: Alles hat seinen bestimmten Platz. Ist der Gegenstand nicht da, fällt das sofort auf.

Schritt 3: das dritte S

Das dritte S steht für Seiso. Das bedeutet so viel wie Säubern.

Dieser Punkt kommt in der Praxis eigentlich vor dem zweiten S, also dem Einräumen.

Im dritten S werden alle Schränke, Schubladen und Arbeitsplätze ordentlich gereinigt.

Da es in regelmäßigen Abständen Sinn macht, diese Grundreinigung zu wiederholen, sollte man einen 5S Aktionstag ruhig zweimal pro Jahr ansetzen.

Selbst, wenn sich trotz der noch folgenden Standardisierung wieder der Schlendrian eingeschlichen hat, ist so ein Aktionstag gut geeignet, sich und seinen Arbeitsplatz wieder auf Kurs zu bekommen.

Und dass ein sauberer Arbeitsplatz nicht nur professioneller aussieht und damit das Außenbild deines Unternehmens verbessert, sondern dass es sich an einem ordentlichen Arbeitsplatz auch angenehmer arbeiten lässt, kannst du deinen Mitarbeitern auch recht einfach erklären.

Also scheue dich nicht davor immer mal wieder einen 5S Aktionstag einzulegen, um die gesamte Belegschaft daran zu erinnern, wie gut sich ein ordentlicher Arbeitsplatz anfühlt.

Schritt 4: das vierte S

Das vierte S steht für Seiketsu. Jetzt geht es darum, Standards zu definieren, welche dabei helfen, den erreichten Zustand zu halten.

Dazu gehören auch die bereits angebrachten Markierungen und Schaumstoffeinlagen, welche im zweiten S bereits angesprochen wurden. Hierzu gehören aber auch Fotos, welche einen Standard dokumentieren. Diese Fotos können dann an jedem Arbeitsplatz oder an jedem Schrank aufgehängt werden, um jederzeit daran zu erinnern, wie es eigentlich aussehen müsste.

Das Aufstellen solcher Regeln macht Sinn, da du damit zukünftige Diskussionen vermeiden kannst. Jedem wird sofort klar, ob und wo es Abweichungen vom Standard gibt.

Schritt 5: das fünfte S

Kommen wir zum fünften S, welches für Shitsuke steht. Shitsuke bedeutet Selbstdisziplin üben.

Hier sollen alle Mitarbeiter lernen, den einmal erreichten Standard dauerhaft zu halten. Die für das vierte S erstellten Standards in Form von Fotos helfen dabei genauso, wie die Markierungen an den Shadowboards und an den Schränken oder die Schaumstoffeinleger in den Schubladen.

Ganz ohne Kontrollen zwischendurch wird es nicht gehen. Daher ist es sinnvoll, in regelmäßigen Abständen den Zustand zu auditieren. Dazu kommen wir gleich noch.

Mit diesen 5S ist die eigentliche Arbeit erledigt. Alle Optimierungen führen nicht nur dazu, dass die Arbeitsplätze ordentlicher werden und dass Verschwendungen eliminiert werden.

Schritt 6: das sechste S

Die 5S helfen auch dabei, Gefahrenpotentiale zu eliminieren. Damit werden die Arbeitsplätze auch sicherer. Daher steht das sechste S für die Arbeitssicherheit.

Wenn also dauerhaft der 5S Standard gehalten werden kann, wird auch das sechste S erfüllt.

Daher sind regelmäßige Kontrollen sinnvoll, die du in Form von 5S Audits nach einem festen Plan durchführen kannst.

Einwände gegen 5S

Bei allen Vorteilen von 5S gibt es auch einige Nachteile. Oder sagen wir besser, einige Einwände gegen 5S.

Hier mal einige Einwände, die du gegebenenfalls von deinen Mitarbeitern zu hören bekommst:

  • Wir haben keine Zeit für 5S! Das mag sein. Niemand möchte sein Tagesgeschäft unterbrechen, um sich einer gänzlich unbekannten Sache zu widmen, aber du kennst sicherlich die Geschichte von dem Waldarbeiter mit der stumpfen Säge? Wir sollten uns die Zeit nehmen, die Säge zu schärfen, um danach effektiver weiterarbeiten zu können.
  • Deine Mitarbeiter fühlen sich überreguliert. Auch das kann zu Beginn sicherlich vorkommen, aber erfahrungsgemäß handelt es sich bei diesem Einwand um die natürliche Angst bzw. das Unbehagen vor dem Neuen und das vergeht mit der Zeit.
  • Die Mitarbeiter können sich von Überflüssigem nicht trennen. Auch hier gibt es gute Methoden, wie die „rote Punkt Methode“, um wenig oder gar nicht benutztes Werkzeug zu identifizieren und damit der Angst des Mitarbeiters entgegenzuwirken, Dinge wegzuwerfen, die er in der Zukunft vielleicht doch noch braucht.
  • Nach ein paar Wochen sieht es wieder genauso aus wie zu Anfang. Wenn das geschieht, hast du den neuen Standard nicht sauber dokumentiert und den nun folgenden Punkt nicht eingehalten.

Bei allen Einwänden, die es gegen die 5S Methode geben kann, überwiegen doch die Vorteile. Daher verstehe die Einwände als das, was sie sind, nämlich die natürliche, menschliche Furcht vor dem Unbekannten. Nach einige Wochen werden sich immer mehr Mitarbeiter an die neuen Standards gewöhnt haben und die Einwände werden weniger.

Den Standard halten – mit 5S Audits

5S Audits müssen gar nicht lange dauern oder extrem aufwändig sein.

Wichtig ist, dass sie regelmäßig stattfinden, um die Mitarbeiter immer daran zu erinnern, dass sie den Standard an den Arbeitsplätzen halten müssen.

Am besten legst du zunächst für jeden Bereich einen 5S Verantwortlichen fest.

Dies kann z.B. der Vorarbeiter oder der Meister eines Produktionsbereiches oder aber ein Gruppenleiter im Büro sein.

Dann brauchst du noch einen Auditplan, der genau festlegt, zu welchem Zeitpunkt welcher Bereich kontrolliert wird.

Mit einer festgelegten Checkliste gehst du dann mit dem 5S Verantwortlichen zusammen durch seinen Verantwortungsbereich und prüfst, ob alle Kriterien eingehalten werden. Abweichungen schreibt ihr auf das Auditformular, welches für jeden Mitarbeiter sichtbar in dem Bereich ausgehängt wird.

Die Abweichungen werden zu Maßnahmen, die der 5S Verantwortliche umsetzen muss, um wieder auf den Standard zu kommen. Beim nächsten turnusmäßigen Audit wird dann geschaut, ob die Maßnahmen umgesetzt wurden.

Mit dieser Systematik kannst du relativ einfach sicherstellen, dass der 5S Standard dauerhaft auf einem guten Niveau bleibt.

Mitarbeiter bei der Einführung einbeziehen

Wir hatten hier schon besprochen, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter bei der Einführung von LEAN Management einzubeziehen.

Und das gilt natürlich auch für 5S. Daher macht es Sinn, vor deinem ersten 5S Aktionstag oder Workshop mit allen Mitarbeitern eine kleine Schulung abzuhalten, in der du erklären kannst,

warum 5S eingeführt werden soll,

wie der Aktionstag genau ablaufen soll,

was die Erwartungshaltung ist und

was 5S jedem einzelnen Mitarbeiter für Vorteile bringen kann.

Plane dafür genug Zeit ein, um auch auf Fragen der Mitarbeiter eingehen zu können und denke daran, frühzeitig mit der Information zu beginnen.

Mit gut informierten Mitarbeitern, die deine Pläne und die Hintergründe verstanden haben, wird die Einführung der 5S Methode deutlich einfacher gelingen.

Fazit

Ok, fassen wir bis hierher noch einmal die wichtigsten Punkte zusammen.

In der 5S Methode steckt ein großes Potential und der Aufwand ist vergleichsweise gering.

Um die 5 Stufen der 5S Methode zu erreichen, brauchst du einige Tage.

Ausräumen,

ausmisten,

säubern und

nur die wirklich notwendigen Dinge wieder einräumen.

Das ist der Kern der 5S Methode.

Um den erreichten Zustand einfacher zu halten, sollte ein Standard erstellt und z.B. mit Markierungen auf einem Shadow Board oder Schaumstoffeinlegern in Schubladen visualisiert werden.

Wenn du jetzt noch eine möglichst einfache Audit Systematik einführst und durchführst, sollte der einmal erreichte Stand recht gut gehalten werden können.

Viel mehr brauchst du eigentlich nicht.

Um die 5S Methode mit möglichst wenig Aufwand einführen zu können, möchte ich dir im nächsten Beitrag gerne das 5S Starterpaket vorstellen.

In diesem Starterpaket sind alle Unterlagen, die du für eine erfolgreiche 5S Einführung brauchst, bereits enthalten.

Damit kannst du sofort loslegen und brauchst keine Zeit zu investieren, um Erklärungspräsentation oder Checklisten zu erstellen.

Für den Moment freue ich mich über dein Feedback zu diesem Beitrag und zu deinen Erfahrungen mit der 5S Methode.

Wir lesen uns im nächsten Beitrag.

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Über mich

Thomas
Seit mehr als 10 Jahren beschäftige ich mich beruflich mit Lean Production oder Lean Management. In dieser Zeit habe ich die Erfahrung gemacht, dass in den teuren Schulungen zwar tolles theoretisches Wissen über Lean Techniken vermittelt wird, aber weniger konkrete Infos darüber, wie man dieses Wissen im betrieblichen Alltag verankert. Daher habe ich mich dazu entschlossen diesen Blog zu gründen und meine Erfahrungen und mein Wissen mit Dir zu teilen. Ich möchte Dir mit meinen Beiträge und Vorlagen dabei helfen, Lean Management bei Dir im Unternehmen zu einer Erfolgsstory zu machen. Du willst mir dabei helfen? Dann melde Dich bei der LEANvolution Community an und erfahre immer als erster, wenn es neue Beiträge gibt.

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