5S Vorlagenpaket

5S Vorlagenpaket Teil 2 – Mit diesen Präsentationen kommst du durch jeden Workshop

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Willkommen im zweiten Teil der Beitragsserie zum kostenlosen 5S Vorlagenpaket.

Nachdem ich dir im letzten Beitrag einen groben Überblick über alle Vorlagen gegeben habe, geht es heute um die Präsentationen und damit im Schwerpunkt um eine Schulung für deine Mitarbeiter.

Ich habe zwei Schulungspräsentationen dabei, eine für 5S in der Fertigung und eine für 5S im Büro. Zusätzlich stelle ich dir noch das 5S Zahlenspiel und die Vorlage für die Ergebnispräsentation vor.

Lass uns loslegen:

1 Grundlagenpräsentation für Fertigungsbereiche

Starten wir zunächst mit der 5S Präsentation für den Fertigungsbereich. Diese solltest du wirklich jedes Mal zu Beginn eines Workshops durchführen. Getreu dem Motto „der stete Tropfen höhlt den Stein“ kannst du so sicherstellen, dass der Mindset und die Grundlagen zu 5S früher oder später jedem so geläufig sein werden, wie sie es sein sollten.

1.1     Warum 5S?

Am Beginn der Präsentation geht es darum, deinen Mitarbeitern zu erklären, warum sie nun 5S machen sollten.

Was ist das Ziel?

Neben Punkten wie einer saubereren Arbeitsumgebung und mehr verfügbarem Platz ist das Hauptargument hier die Reduzierung von Such- und Wartezeiten. Denn Warten ist eine der 7 Verschwendungsarten, die wir direkt bekämpfen können um damit sofort eine Steigerung der Arbeitseffizienz zu erreichen.

Auf der nächsten Folie wird die Auswirkung kürzerer Suchzeiten dann nochmal etwas ausführlicher erläutert. Genau dieses Beispiel habe ich hier auch schon als Argument gebracht. Stelle dir vor, jeder Mitarbeiter in der Fertigung benötigt aus welchen Gründen auch immer nur 10 Minuten Suchzeit am Tag und du hast in Summe 80 Mitarbeiter.

Das macht in Summe 13,5 Stunden Suchzeit am Tag und das wiederum bedeutet, dass von deinen 80 Mitarbeitern 2 ganze Mitarbeiter pro Tag nichts anderes machen, als zu suchen.

Demgegenüber steht 1 Tag motivierte Mitarbeit, um das Problem für die Zukunft zu lösen (Folie 5), ein wirklich kleiner Einsatz, wenn man sich das Ausmaß der gerade beschriebenen Verschwendung vor Augen führt.

1.2     Was ist 5S?

Diese Frage soll deinen Mitarbeitern auch beantwortet werden. Daher ist der nächste Abschnitt der Präsentation diesem Thema gewidmet.

Die auf Folie 7 genannten Informationen müssen dabei nicht weiter angereichert werden und du brauchst auf diese Folie auch keine lange Zeit zu verwenden.

1.3     Wie gehen wir bei dem heutigen Workshop vor?

Mehr Zeit solltest du dem nun folgenden Abschnitt ab Folie 8 geben. Denn nun wird erklärt, wie man bei einem 5S Workshop generell vorgeht.

Du erklärst den Workshop Teilnehmern jedes der 5S.

Das erste S – Sortieren

Erster Schritt in deinem Workshop:

Alles muss raus!

Alle Schränke und Schubladen werden geleert und für alle Gegenstände wird entschieden:

  • Doppelt oder nicht genutzt? –> sofort zurückbringen bzw. entsorgen
  • Selten genutzt? –> gesondert aufbewahren und weiter beobachten
  • Häufig genutzt? –> in Griffnähe aufbewahren

Das zweite S – Systematisieren

Im nächsten Schritt geht es darum, die notwendigen Gegenstände so anzuordnen und aufzubewahren, dass man sie ohne jede Suchzeit oder Wege wiederfindet.

Dazu werden die Aufbewahrungsplätze während des Workshops gekennzeichnet. Wenn bereits verfügbar, könnt ihr auch Schattenbretter (Shadow-Boards) direkt während des Workshops anbringen lassen.

Für Schubladen haben sich Schaumstoffeinleger bewährt, in welche die Konturen der Werkzeuge eingeschnitten werden. Das hört sich vielleicht etwas übertrieben an, hat aber den Vorteil, dass man beim Öffnen der Schublade sofort sieht, wo welches Werkzeug seinen Platz hat. Und man sieht auch sofort, welches Werkzeug unter Umständen gerade fehlt, weil es nicht in seiner Vertiefung liegt.

Ihr werdet während eines eintägigen Workshops nicht die Zeit haben, alle diese Punkte umzusetzen, aber teile den Workshop Teilnehmern schon einmal mit, was die Zielvorstellung ist, auf die ihr hinarbeiten wollt.

Das dritte S – Säubern

Was ihr hingegen während des Workshops schafft, ist eine Grundreinigung des Arbeitsplatzes. Wenn alle Schubladen und Schränke leer sind, reinigt sie, bevor es ans Wiedereinräumen geht.

Um Verunreinigungsquellen wie Undichtigkeiten an Maschinen direkt abstellen zu können, hat es sich bewährt, die Instandhaltung, zumindest auf Abruf, verfügbar zu haben.

Das vierte S – Standardisieren

Es wäre gut, wenn ihr den Ausgangszustand aber auch den erreichten Endzustand mit Fotos dokumentieren würdet. Denn für das vierte S erkläre deinen Workshop Teilnehmern, dass es zum Halten dieses Endzustandes einen Standard geben wird, für dessen Einhaltung die Mitarbeiter an der Maschine selber verantwortlich sind.

Das fünfte S – Selbstdisziplin

Und dieses Halten des einmal erreichten Standards erreicht ihr nur über Selbstdisziplin. Erkläre den Mitarbeitern während der Präsentation, dass es zukünftig in regelmäßigen Abständen Audits geben wird, in denen anhand einer Checkliste geprüft wird, ob der Standard immer noch eingehalten wird.

1.4     Die 7 Arten der Verschwendung

Was waren nochmal die 7 Arten der Verschwendung?

Kannst du dich noch an Sie erinnern?

Nein?

Den Mitarbeitern in deinem Unternehmen wird es vermutlich ähnlich gehen. Daher zähle die 7 Arten der Verschwendung in jeder Präsentation wieder auf und denke an TIM WOODS.

T – ransport

i – nventory (Bestände)

m – ovement (Bewegungen)

W – aiting (Wartezeiten)

o – verproduction (Überproduktion)

o – verprocessing (Prozessübererfüllung)

d – efects (Fehler, Ausschuss, Nacharbeit)

s – kills (die Fähigkeiten deiner Mitarbeiter)

Für jede Verschwendungsart gibt es eine Folie, auf der die Verschwendung und die Folgen der Verschwendung erklärt werden.

1.5     Organisatorischer Ablauf des Workshops

Der Workshop Tag ist in 8 Hauptschritte unterteilt, die an dem Tag durchgeführt oder zumindest besprochen werden sollen. Diese Punkte findest du auch in der Workshop Checkliste wieder.

Nachdem ihr die Grundlagenpräsentation durchgegangen seid, startet am besten mit dem Gruppenfoto.

Und wenn du die Kamera sowieso zur Hand hast, mache danach gleich mit der Dokumentation des IST-Zustandes weiter.

Danach geht es durch die 5S. Die Punkte in der Präsentation sind dabei selbsterklärend.

Wenn alles zum Ende des Tages wieder eigenräumt und beschriftet ist, dokumentiert diesen Zustand und vereinbart Regeln, wer für die Aufrechterhaltung dieses Zustandes verantwortlich ist.

Den letzten Punkt des Tages, die Selbstdisziplin, könnt ihr zunächst einmal nur besprechen. Aber wie gerade schon erwähnt, die Erwartungshaltung sollte allen Workshop Teilnehmern klar werden.

1.6     Ankündigung des 5S Zahlenspiels

Als Einstimmung auf den Workshop und zur Verdeutlichung des Einflusses von Suchzeiten kann ich dir nur das 5S Zahlenspiel ans Herz legen.

Selbst, wenn einige der Workshop Teilnehmer zu diesem Zeitpunkt noch skeptisch sein sollten, was das Ganze hier denn überhaupt soll, sind nach dem Spiel meistens auch diese Kollegen überzeugt. Sie haben nach dem Spiel verstanden, dass der Workshop sinnvoll ist und sind dann mit deutlich höherem Einsatz dabei.

2 Das 5S Zahlenspiel

Und das Zahlenspiel geht so:

Es gibt 4 Folien mit Zahlen darauf. Jeder Workshop Teilnehmer bekommt eine Kopie der ersten 4 Folien.

5S Zahlenspiel - Übung 1

Die Zahlen auf dem Zettel können beispielsweise den Inhalt einer Schublade repräsentieren.

Es sollen alle Zahlen von 1 bis 40 nacheinander durchgestrichen werden. Wichtig ist die Reihenfolge: 1, 2, 3, ….

Stoppe die Zeit (20s) und lasse alle Workshop Teilnehmer für sich die Zahlen durchstreichen. Nach den 20s stoppst du die Übung und jeder sagt, wie weit er mit dem Durchstreichen gekommen ist. Die niedrigste erreichte Zahl in der Gruppe wird aufgeschrieben.

5S Zahlenspiel - Übung 2

Auf Blatt 2 sind alle überflüssigen Zeichen aussortiert worden.
Es sind nur noch die Zeichen 1 bis 40 vorhanden. Das weitere Vorgehen ist wie bei Runde 1. Schreibe am Ende der 20s die niedrigste erreichte Zahl in der Gruppe auf.

5S Zahlenspiel - Übung 3

Auf Blatt 3 sind die benötigten Zahlen in Bereiche systematisiert und von “Schmutz” befreit. Es soll wieder die Reihenfolge 1 bis 40 durchgestrichen werden.

5S Zahlenspiel - Übung 4

Auf Blatt 4 sind alle benötigten Zahlen sortiert, gesäubert und systematisiert. Wird diese „Standard“ Sortierung beibehalten, bleiben die Suchzeiten minimal.

Im Idealfall sollte die jeweils niedrigste Zahl in jeder Runde gestiegen sein, da das Finden der nächsten Zahl immer einfacher wird.

So soll es auch durch das Aufräumen in den Workshop-Bereichen werden. Kein Suchen mehr, sondern einfach nur zugreifen und den richtigen Gegenstand sofort in der Hand halten.

Du siehst also, dass du mit diesem einfachen Spiel die Workshop Teilnehmer gut auf das Thema 5S einstimmen kannst.

3 Grundlagenpräsentation für das Büro

Die Grundlagenpräsentation für Bürobereiche unterscheidet sich nur in einigen Bereichen von der Grundlagepräsentation für die Fertigung. Trotzdem gehe ich mit einem kurzen Satz auf jeden Bereich kurz ein, um dir die Struktur der Präsentation zu zeigen.

3.1     Warum 5S?

Dieser Bereich ist exakt gleich wie bei der Fertigungspräsentation. Auch hier zeigt das Beispiel der Suchzeiten deiner Mitarbeiter, welches Potential in der 5S Methode steckt.

3.2     Was ist 5S?

Auch die Frage, was 5S überhaupt ist, wird exakt gleich beantwortet.

3.3     Wie gehen wir bei dem heutigen Workshop vor?

Die ersten Änderungen gibt es beim Vorgehen während des Workshops.

Klar, im Büro gibt es einige andere Dinge zu beachten, als in einem Fertigungsbereich.

Zunächst einmal solltet ihr nochmal besprechen, welche Bereiche ihr in euren Workshop einbeziehen wollt. Besser wäre es noch, wenn du dir über diese Punkt bei der Vorbereitung des Workshops Gedanken machst und die Ergebnisse lediglich kurz vorstellst.

So ist es wichtig zu klären, ob ihr nur die Büros selber oder auch Bereiche, wie die angrenzende Teeküche betrachten wollt.

Das erste S – Sortieren

Erster Schritt in deinem Workshop: alles muss raus. Das gilt im Büro genauso wie für die Fertigung.

Einen Exkurs gibt es:

Im Büro sprechen wir nicht nur über Ordnung auf dem Schreibtisch, sondern auch über Ordnung im Computer. Wenn es die Zeit also erlaubt, sollte man den Tag auch dazu nutzen, seine Mailablage aufzuräumen und vielleicht sogar die Ordner auf dem Server.

Wer hierzu weiterführende Informationen wünscht, kann diese bei meinem Kollegen Jürgen Kurz von Buero-Kaizen.de finden. Jürgen hat sich mit seinem Team auf das Thema Kaizen und 5S im Büro spezialisiert und begleitet dich bei Bedarf in dem Prozess.

Das zweite S – Systematisieren

Im Büro fast noch wichtiger als in der Fertigung.

Fragt euch:

Brauche ich diese ganzen Ordner wirklich?

Wann habe ich in meine Ordner das letzte Mal hineingesehen?

Wenn es sich um Dokumente handelt, die du für etwaiges Nachschlagen aufbewahrst, kannst du diese in 90% aller Fälle direkt entsorgen.

Handelt es sich um Unterlagen, die eine Aufbewahrungsfrist haben, kannst du darüber nachdenken, diese zu einem Archivierungsdienstleister zu geben, der die Dokumente am Ende der Aufbewahrungsfrist automatisch entsorgt.

Glaube mir, ich habe Fälle erlebt, in denen sind bei einer 5S Aktion hunderte Aktenordner weggeworfen worden. Und es hat sie im Nachhinein niemand vermisst.

Beim Thema Systematisieren hat sich in Büros bewährt, die Schubladen und Schränke von außen zu beschriften, so dass sofort erkennbar ist, was sich innen befindet.

Bei Schränken kann man noch einen Schritt weiter gehen indem man den SOLL-Zustand fotografiert und das Foto von außen auf die Tür klebt. Damit kann man schon von außen sehen, was sich in dem Schrank befinden sollte und wie diese Dinge im Schrank angeordnet sind.

Das dritte S – Säubern

Reinigen geht im Büro genauso wie in der Fertigung. Schau nur, dass für alle Teilnehmer ausreichend Reinigungsmaterial zur Verfügung steht.

Das vierte S – Standardisieren

Habt ihr alles aufgeräumt, gilt auch im Büro:

Dokumentiert den SOLL-Zustand mit Fotos und macht daraus einen Standard, den man überprüfen kann.

Nur so habt ihr sichergestellt, dass es nach wenigen Wochen nicht wieder genauso aussieht, wie zuvor.

Die Vorlagen für die Durchführung von 5S Audits stelle ich im nächsten Teil der Artikelserie vor.

Das fünfte S – Selbstdisziplin

Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich fühle mich an einem sauber aufgeräumten Arbeitsplatz deutlich wohler als an einem Ort voller Chaos.

Und nach jeder 5S Aktion ist dieses Gefühl besonders stark.

Ab jetzt liegt es an jedem Mitarbeiter, benutzte Gegenstände sofort wieder an ihren Bestimmungsort abzulegen und damit auf Dauer von einem sauberen Arbeitsplatz zu profitieren.

3.4     Die 7 Arten der Verschwendung

Die Präsentation für das Büro geht nicht auf alle 7 Arten der Verschwendung ein, sondern nur auf jene, die im Büro von Bedeutung sind.

Im Wesentlichen ist das:

I – nventory (Bestände in Form von Ordnern, Stiften, Akten oder elektronischen Geräten, die am Arbeitsplatz eigentlich gar nicht benötigt werden)

M – ovement (Bewegungen, weil Ordner oder benötigte Gegenstände ungünstig gelagert werden.)

W – aiting (Wartezeiten aufgrund von sich aufstauenden Arbeitsunterlagen und Vorgängen. Um diese Probleme in den Griff zu bekommen, lohnt sich in jedem Fall auch ein Value Stream Mapping im Büro. Dazu wird es nach dieser eine eigene Artikelserie geben.)

O – verprocessing (Prozessübererfüllung in Form von Over-Engineering, Nebentätigkeiten oder schlimmsten Falls doppelter Arbeitsausführung, weil die Information nicht richtig geflossen sind.)

4 Ergebnispräsentations-Vorlage

Wenn du einen Workshop in einem Bereich durchgeführt hast, möchtest du die Ergebnisse vielleicht gerne in Form einer kurzen Präsentation zusammenfassen.

Viele Unternehmen machen das, um die Ergebnisse dem Management vorzustellen, aber auch dazu, um die Präsentation nahe dem Ort des Workshops für eine gewisse Zeit auszuhängen.

Damit wirkt der Workshop bei den Mitarbeitern für eine gewisse Zeit nach.

Auch für eine Ergebnispräsentation enthält das 5S Vorlagenpaket eine entsprechende Datei.

In dieser Präsentation kannst du nochmal kurz das Vorgehen bei dem Workshop darstellen und die gefundenen Optimierungspotentiale auflisten.

Mit dieser Vorlage kannst du innerhalb weniger Minuten die Ergebnisse deines Workshops zusammenfassen.

Fazit

So, das war es im Grunde mit der Durchführung von 5S Workshops.

Im ersten Teil der Artikelserie hatten wir bereits die meisten Vorlagen besprochen, heute waren die Präsentationen an der Reihe.

Das 5S Vorlagenpaket enthält drei Präsentationen plus das Zahlenspiel.

Zwei Präsentationen dienen dir als Grundlagenschulung für deine Workshop-Teilnehmer, eine Präsentation dient dir als Vorlage für die Erstellung einer Ergebnispräsentation.

Im nächsten Teil der Artikelserie gehen wir auf die Planung und Durchführung von 5S Audits ein, die dir dabei helfen sollen, den einmal erreichten Standard dauerhaft zu halten.

Im vierten und letzten Teil der Artikelserie zeige ich dir dann noch, wie du alle hier vorgestellten Vorlagen und Präsentationen schnell und einfach auf dein Unternehmensdesign anpassen kannst.

Bis hierher danke ich dir für deine Aufmerksamkeit. Wenn du Fragen oder Anmerkungen zu den Präsentationen hast, freue ich mich auf dein Feedback. Hinterlasse mir einfach einen Kommentar am Ende des Artikels.

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Ich wünsche dir eine gute und erfolgreiche nächste Woche,

Dein Thomas

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Über mich

Thomas
Seit mehr als 10 Jahren beschäftige ich mich beruflich mit Lean Production oder Lean Management. In dieser Zeit habe ich die Erfahrung gemacht, dass in den teuren Schulungen zwar tolles theoretisches Wissen über Lean Techniken vermittelt wird, aber weniger konkrete Infos darüber, wie man dieses Wissen im betrieblichen Alltag verankert. Daher habe ich mich dazu entschlossen diesen Blog zu gründen und meine Erfahrungen und mein Wissen mit Dir zu teilen. Ich möchte Dir mit meinen Beiträge und Vorlagen dabei helfen, Lean Management bei Dir im Unternehmen zu einer Erfolgsstory zu machen. Du willst mir dabei helfen? Dann melde Dich bei der LEANvolution Community an und erfahre immer als erster, wenn es neue Beiträge gibt.

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