5S Vorlagenpaket

5S Vorlagenpaket – 100% kostenfrei downloaden

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Wie im letzten Beitrag versprochen, möchte ich dir heute das 5S Vorlagenpaket vorstellen. Dies ist der erste Teil einer vierteiligen Artikelserie, in der ich dir alle Vorlagen und deren Verwendung im Detail vorstellen werde.

Für die Vorbereitung und die Durchführung eines 5S Workshops hat es sich bewährt, einige Formulare, Checklisten und Präsentationen zu verwenden. Damit stellst du sicher, dass deine Workshops nach einem gewissen Standard ablaufen und du nichts vergisst.

Deine Zeit ist wertvoll. Daher habe ich mir die Mühe gemacht und alle Vorlagen, die du vor, während oder nach einem Workshop benötigen könntest für dich erstellt. Du brauchst sie dir nur herunterzuladen und kannst sofort loslegen.

Im ersten Teil der Artikelserie werde ich dir zunächst einen groben Überblick über den Inhalt des Vorlagenpakets geben und viele der Vorlagen auch vorstellen.

Lass uns loslegen:

5S Vorlagenpaket – Die Ordnerstruktur kurz erläutert

Die Ordnerstruktur des 5S Vorlagenpaketes setzt sich aus insgesamt 7 Unterordnern zusammen. Am besten kopierst du dir für jeden Workshop, den du durchführen möchtest, die Vorlage der Ordnerstruktur in einen von dir angelegten Ordner. Dann kannst du dort alle Workshop-Ergebnisse archivieren.

Das Vorlagenpaket enthält je einen Ordner für:

  • die Agenda des Workshops,
  • die Checkliste zum Workshop, die dich bei der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbereitung unterstützt,
  • die Anwesenheitsliste,
  • Präsentationen, die im nächsten Teil der Artikelserie weiter erläutert werden,
  • Fotos, die während des Workshops entstehen,
  • Formulare, die du zur Durchführung von 5S Audits benötigst (werden im dritten Teil der Artikelserie näher erläutert),
  • das Workshop Poster.

In diese Ordnerstruktur legst du alle mit dem Workshop in Verbindung stehende Dokumente ab. Damit findest du sie auch im Nachhinein schnell wieder und hast eine schlanke Ordnerstruktur.

Wie dir das 5S Vorlagenpaket helfen soll

Das 5S Vorlagenpaket soll dich über den gesamten Prozess eines 5S Workshops unterstützen und dir gleichzeitig möglichst viel Zeit sparen. Warum solltest du alle Vorlagen selber erstellen? Stattdessen kannst du hier auf ein Vorlagenpaket zurückgreifen, welches sich in der Praxis bereits vielfach ausgezeichnet hat. Damit ist sichergestellt, dass du keine wichtigen Punkte vergisst.

Also lass uns nun schauen, welche konkreten Inhalte dich in dem Vorlagenpaket erwarten und wie du die einzelnen Vorlagen an effizientesten einsetzt.

Die 5S-Workshop Agenda

Jeder Workshop sollte einer klar definierten Agenda folgen. Daher ist die erste Vorlage ein Vorschlag für eine Standard Agenda für deine 5S Workshops.

Jeder Workshop besteht aus den folgenden Elementen:

  • Begrüßung, Vorstellungsrunde, Erwartungshaltung und Zieldefinition für den Workshop
  • Einführungspräsentation als Grundlagenschulung für die Workshop Teilnehmer
  • Der eigentliche Workshop-Teil vor Ort
  • Abschlussbesprechung und Zusammenfassung der Resultate

Dir steht es natürlich frei, weitere Punkte in die Agenda aufzunehmen. Wenn du weitere Vorschläge hast, würde ich mich über ein Feedback freuen.

Die Vorlage kannst du schnell und einfach für jeden deiner Workshops anpassen. Eigentlich reicht es aus, das Datum und ggf. die Uhrzeiten auf deine Bedürfnisse zu ändern und schon kannst du die Agenda als Anhang in der Einladung an alle Teilnehmer verschicken.

Im vierte Teil der Artikelserie zeige ich dir noch, wie du die Vorlagen generell auf dein eigenes Corporate Design anpassen kannst, so dass auch das äußere Erscheinungsbild aller Dokumente stimmt.

Checkliste für die Workshopdurchführung

Kennst du das auch?

Du hast ein Meeting zu einem bestimmten Thema durchgeführt und bei der Nachbereitung fällt dir ein, dass du einen bestimmten Punkt vollkommen vergessen hast?

So etwas ist ärgerlich. Daher ist die nächste Vorlage eine Checkliste, die dich bei der Planung und Durchführung des Workshops unterstützten soll. Damit ist sichergestellt, dass du im Eifer des Gefechts keine wichtigen Punkte vergisst.

Dazu enthält die Checkliste Punkte für

die Vorbereitung des Workshops,

            hast du alle Materialien vorrätig und vorbereitet?

            Hast du, wenn notwendig, die Grundlagenpräsentation angepasst?

            Hast du ggf. Beispiele aus einem vorangegangenen Workshop vorbereitet?

            Sind die Mitarbeiter verfügbar?

die Einladung zum Workshop,

            hast du alle notwendigen Fraktionen eingeladen?

            Hast du einen Moderator für den Workshop (wenn du das nicht selber bist)

die Durchführung des Workshops und

            Hast du die Vorstellungsrunde gemacht?

Habt ihr ein Gruppenfoto erstellt, welches du für das spätere Workshop Poster verwenden kannst?

Hast du alle wichtigen Schritte in der korrekten Reihenfolge durchlaufen?

für die Nachbereitung des Workshops.

            Ist eine Ergebnispräsentation vorbereitet?

            Gibt es einen Maßnahmenplan für die definierten Aktionen?

Hast du alle Punkte abgehakt, kannst du dir ziemlich sicher sein, dass du nichts Wichtiges vergessen hast. Auch hier gilt wieder: Feedback von dir zu weiteren sinnvollen Punkten sind herzlich willkommen.

Die Workshop Anwesenheitsliste

Gerade nach einiger Zeit ist es schwierig, sich daran zu erinnern, wer genau bei einem Workshop mitgewirkt hat. Daher ist es sinnvoll, eine Anwesenheitsliste zu pflegen und diese im Workshop Ordner zu archivieren.

Drucke die Liste vor der Durchführung des Workshops aus und lasse alle Teilnehmer beim Workshop ihren Namen und ihre Unterschrift eintragen. Damit hast du auch später, z.B. für ein Audit, den Nachweis über die Teilnehmer deines Workshops.

Präsentationen

Das 5S Vorlagenpaket enthält die folgenden Präsentationen:

  • Grundlagenpräsentationen als Schulungsmaterial und
  • Eine Vorlage für eine Ergebnispräsentation

Im zweiten Teil der Artikelserie werde ich die Präsentationen und deren Verwendung im Detail beschreiben. Hier aber schon einmal ein kurzer Ausschnitt als Vorabinformation:

1. Grundlagenpräsentation als 5S Grundlagenschulung

Getreu dem Motto „aus den Augen aus dem Sinn“ kannst du davon ausgehen, dass die Grundlagen von 5S sinnvollerweise zu Beginn eines jeden Workshops wiederholt werden sollten. Damit ist allen Teilnehmern wieder akut klar, warum 5S sinnvoll ist und welche Vorteile 5S für sie bringt.

Im 5S Vorlagenpaket sind daher zwei Grundlagenpräsentationen enthalten, eine für 5S Workshops im Büro und eine für 5S Workshops in der Produktion.

Der Aufbau ist im Wesentlichen bei beiden Präsentationen gleich und enthält folgende Punkte:

  • Warum sollten wir 5S durchführen?
  • Was ist 5S überhaupt?
  • Wie gehen wir vor?
  • Was ist Verschwendung?
  • Hinweise zur Workshopdurchführung
  • Ankündigung 5S Spiel

Eine detaillierte Vorstellung mit Anregungen zu zusätzlichen Informationen während der Vorstellung der Präsentation kommt in einem gesonderten Beitrag.

2. Ergebnispräsentations-Vorlage

Wenn du einen Workshop in einem Bereich durchgeführt hast, möchtest du die Ergebnisse vielleicht gerne in Form einer kurzen Präsentation zusammenfassen.

Auch für eine Ergebnispräsentation enthält das Paket eine entsprechende Vorlage.

In dieser Präsentation kannst du nochmal kurz das Vorgehen bei dem Workshop darstellen, die gefundenen Optimierungspotentiale auflisten.

Mit dieser Vorlage kannst du innerhalb weniger Minuten die Ergebnisse deines Workshops zusammenfassen.

Ordner für Fotos

Dieser Ordner enthält keine Informationen, sondern dient lediglich als Platzhalter. Während deines 5S Workshops wirst du sicherlich viele Fotos machen, um den Ausgangszustand zu dokumentieren, um zu zeigen, wie der Workshop abgelaufen ist und am Ende, welche tollen Ergebnisse ihr mit dem Workshop erreichen konntet.

Speichere diese Fotos in den Foto-Ordner und du findest sie schnell wieder.

Formulare für 5S Audits

Das 4. S steht für Systematisieren, das 5. S für Selbstdisziplin, welche durch regelmäßige Audits aufrechterhalten werden soll.

Um dir für diese Audits das richtige Rüstzeug zu geben, enthält das 5S Starterpaket auch hierfür die notwendigen Vorlagen. Und zwar die folgenden:

  • Eine Definition für einen Büro Standard-Arbeitsplatz.
  • Eine Checkliste für die Aufrechterhaltung des 5S Standards. Hier wir mit einfachen Checkpoints an die wichtigsten Kriterien für 5S erinnert.
  • Das Auditformular selber. Dieses 2-seitige Dokument enthält eigentlich alle Punkte, die du für die Planung, Durchführung und Dokumentation von 5S Audits brauchst.

Workshop Poster

Das 5S Starterpaket enthält eine kleine Zusatzvorlage für dich. Es gibt Unternehmen, die ihre aktuell abgeschlossenen Workshops gerne in Form eines Workshop Poster aushängen. Auf dem Poster kann man noch einmal die wesentlichen Punkte des Workshops sehen, also wann und wo der Workshop stattgefunden hat, wer an dem Workshop mitgewirkt hat und im Falle eines 5S Workshops auch, wie es vor und nach dem Workshop an dem Arbeitsplatz aussieht.

Wenn du Workshops auch in dieser Form allen Mitarbeitern und vielleicht auch Kunden, die bei dir zu Besuch sind, vorstellen möchtest, hast du diese kleine Vorlage als Bonus ebenfalls mit dabei.

Fazit

Das waren die Vorlagen, die im 5S Vorlagenpaket enthalten sind.

Und das alles biete ich dir hier vollkommen kostenfrei als Download an.

Wie und wo du die Vorlagen downloaden kannst?

Trage dich am Ende des Artikels einfach für die LEANvolution Community ein und erhalte deinen kostenfreien Downloadlink.

Ich schicke dir keine plumpe Werbung und du kannst dich jederzeit wieder aus der Community abmelden.

Mit diesen Checklisten und Präsentationen kannst du jeden Workshop bei dir im Unternehmen in kürzester Zeit vorbereiten und durchführen.

In nächsten Teil der Artikelserie geht es dann um die 5S Präsentationen. Hier beschreibe ich auch, welche Informationen zusätzlich zu den auf den Folien dargestellten Stichpunkte gegeben werden sollten.

Hat dir der Artikel gefallen? Konnte ich mit den gegebenen Informationen helfen?

Ich freue mich auf einen Kommentar von dir.

Wir lesen uns im nächsten Beitrag.

Bis dahin wünsche ich dir erflogreiches Gelingen,

Dein

Thomas

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Über mich

Thomas
Seit mehr als 10 Jahren beschäftige ich mich beruflich mit Lean Production oder Lean Management. In dieser Zeit habe ich die Erfahrung gemacht, dass in den teuren Schulungen zwar tolles theoretisches Wissen über Lean Techniken vermittelt wird, aber weniger konkrete Infos darüber, wie man dieses Wissen im betrieblichen Alltag verankert. Daher habe ich mich dazu entschlossen diesen Blog zu gründen und meine Erfahrungen und mein Wissen mit Dir zu teilen. Ich möchte Dir mit meinen Beiträge und Vorlagen dabei helfen, Lean Management bei Dir im Unternehmen zu einer Erfolgsstory zu machen. Du willst mir dabei helfen? Dann melde Dich bei der LEANvolution Community an und erfahre immer als erster, wenn es neue Beiträge gibt.

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