Lean Management Methoden

Die 5 elementarsten LEAN Management Methoden und deren korrekte Anwendung

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Gutes Werkzeug, halbe Arbeit.

Was dieses Sprichwort besagt, ist heute Thema. Wir gehen auf die wichtigsten LEAN Werkzeuge ein. Ich habe für dich die 5 wichtigsten LEAN Management Methoden zusammengestellt.

Wie du sie anwendest und vor allem in welcher Reihenfolge du sie anwenden solltest, um den größten Nutzen aus ihnen zu ziehen, dass lass uns nun besprechen.

Eins noch vorab:

Es gibt natürlich noch viele weitere LEAN Management Methoden und Werkzeuge.

Sie alle hier aufzuzählen würde aber den Rahmen sprengen und dir für den Anfang nichts bringen. Daher konzentrieren wir uns heute auf die 5 elementaren LEAN Management Methoden und stellen dir daraus einen wirkungsvollen Werkzeugkoffer zusammen.

Bereit?

Dann kann´s losgehen:

1. Change Management – die Mitarbeiter mitnehmen

LEAN Management ist wie ein Eisberg.

Die LEAN Management Methoden und alles Weitere, was du in deinem Unternehmen vordergründig sehen kannst, ist die sichtbare Spitze dieses Eisberges.

Aber bei einem Eisberg liegt bekanntlich der viel größere Teil unter der Wasseroberfläche.

Bei LEAN Management ist das genauso.

Du kannst viele Methoden und Tools einführen und wirst damit auch einige Erfolge erreichen, aber das ist nur der sichtbare Teil deines LEAN Eisberges.

Der Teil unterhalb der Wasseroberfläche ist die Einstellung deiner Mitarbeiter.

  • Haben wirklich alle Mitarbeiter die LEAN Philosophie verstanden?
  • Sehen alle Mitarbeiter den Sinn hinter den LEAN Management Methoden?
  • Ist den Mitarbeitern klar, dass sie keine Angst um ihren Arbeitsplatz haben müssen?

Diese wenigen Fragen zeigen, dass neben allen anderen Werkzeugen, die wir gleich besprechen werden, das Thema Change-Management und Mindsetting den weitaus größeren Teil bei der LEAN Management Einführung ausmacht.

Denn nur wenn auf Dauer jeder die Prinzipien und Methoden aus eigener Überzeugung lebt, kannst du das volle Potential von LEAN Management ausschöpfen.

Lass dich von diesem Umstand nicht entmutigen.

Du hast schon viel richtig gemacht, wenn du deinen Mitarbeitern von Anfang an erklärst, warum du welche neue Methode einführen möchtest und dass du auf ihre Unterstützung angewiesen bist.

Völlig falsch wäre es, wenn du dir ein Vorgehen in deinem Büro ausdenkst und ohne vorherige Erklärung direkt an den Arbeitsplätzen mit der Umsetzung startest.

2. 5S – ein guter Anfang

Wie wir hier und hier schon besprochen hatten, ist das Ziel bei LEAN Management immer, Verschwendung zu vermeiden und zu eliminieren.

Eine relativ einfache Methode, die sehr schnell sichtbare Erfolge verspricht, ist die 5S Methode.

Die 5S stehen dabei für japanische Begriffe, die sich gut ins Deutsche übernehmen lassen:

Seiri                           Sortieren

Seiton                        Systematisieren

Seiso                          Säubern

Seiketsu                     Sauberkeit bewahren

Shitsuke                    Selbstdisziplin üben

Die 5S bilden also 5 Stufen ab, die du in mehreren Aktionen erreichen kannst. Aber zum Start könnte es eine gute Idee sein, mit einem 5S Aktionstag zu starten und an allen Maschinen oder Arbeitsplätzen die ersten 3 der 5 S anzugehen.

Dabei wird alles Werkzeug bzw. jeder Inhalt aus allen Schränken und Schubladen genommen.

Die Schränke werden gereinigt.

Anschließend wird überlegt, welches Werkzeug wirklich benötigt wird.

Alles was doppelt ist oder was für die tägliche Arbeit nicht gebraucht wird, wird aussortiert.

Nur die Dinge, die übrig bleiben, werden wieder in den Schrank einsortiert.

Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten auch für die weiteren beiden S, nämlich die Standardisierung zu sorgen. Aber das würde für heute zu weit gehen und soll Thema in einem weiterführenden Beitrag werden.

Du siehst, dass du mit 5S an einem einzigen, intensiven Tag ein Zeichen setzen kannst, welches sofort für ein ganz anderes Erscheinungsbild in deinem Unternehmen sorgt.

Wenn du vor diesem 5S Aktionstag deine Mitarbeiter über den Sinn und den persönlichen Benefit von 5S unterrichtest und sie nach diesem 5S Aktionstag dieses zufriedene Gefühl verspüren, welches du vielleicht auch kennst, wenn du mal wieder deine Garage oder den Keller aufgeräumt hast, sind die ersten Vorbehalte gegen LEAN Management optimalerweise bereits gelöst.

3. VSM – den Wertstrom identifizieren

Als Startschuss war 5S eine gute Idee, aber viele Unternehmen fangen nun an, alle möglichen LEAN Management Methoden wahllos und ohne Konzept einzusetzen.

Da wird an der einen Maschine mal ein Kaizen Workshop durchgeführt, an einer zweiten vielleicht ein SMED Workshop und am Ende hast du ein Sammelsurium von resultierenden Maßnahmen, die dich aber nicht gezielt in eine Richtung bringen.

Nämlich zu einem schlanken Unternehmen ohne Verschwendung!

Aber dieser Fehler soll dir nicht passieren.

Daher empfiehlt es sich, als zweiten Schritt erstmal zu schauen, wo genau denn überhaupt Verschwendung in deinem Werstschöpfungsprozess existiert. Mit diesem Überblick kannst du dann einzelne und gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Verschwendung zu bekämpfen.

Ein gutes Instrument, um diesen Überblick zu erhalten ist das Value Stream Mapping.

3.1 Was macht man beim Value Stream Mapping?

Beim Value Stream Mapping wird der gesamte Wertschöpfungsprozess einer Produktgruppe oder einer Dienstleistung aufgenommen.

Zunächst musst du dein Produkt- oder Dienstleistungsportfolio anschauen. Welche Gruppen oder Produktfamilien lassen sich bilden?

Welche Produktgruppe sorgt für den größten Umsatz und Gewinn?

Mit genau dieser Produktgruppe solltest du anfangen.

3.2 Der Materialfluss

In einem Workshop, in dem alle Abteilungen, die an dem Wertschöpfungsprozess beteiligt sind, startet ihr ganz hinten beim Kunden.

Wie oft will dein Kunde welche Menge des Produktes oder der Dienstleistung bekommen?

Wie viele Teile hältst du dafür heute in deinem Fertigteillager vor?

Durch welche Produktionsabteilungen muss das Produkt laufen, um vom Rohteil zum fertigen Produkt zu werden?

An jeder Station werden die wichtigsten Kennzahlen aufgeschrieben:

  • Wie viele Mitarbeiter arbeiten an dieser Station?
  • Wie lang ist die Prozesszeit für ein Stück?
  • Wie lange ist die Rüstzeit an dieser Station?
  • Wie viele Schichten am Tag ist der Prozess belegt?

Außerdem wird jeweils aufgeschrieben, wie viele Teile vor und nach jeder Station gelagert werden.

Ganz vorne angekommen schaut ihr euch noch den Bestand an Rohware an und schreibt für die wichtigsten Teile die Lieferanten und die Anlieferfrequenz auf.

3.3 Der Informationsfluss

Der Materialfluss ist der erste wichtige Teil.

Als nächste schaut ihr euch den Informationsfluss an.

Also wie und auf welche Art bekommst du von deinem Kunden Aufträge?

  • Einmal pro Woche per Fax?
  • Jeden Tag per Mail?
  • Zweimal pro Woche direkt in dein ErP System?

Dann kommt die Frage:

Wie gehst du mit den Bestellungen um? Wie werde daraus Produktionsaufträge?

  • Werden bei dir alle Maschinen einzeln beplant?
  • Wird nur eine Maschine beplant und die anderen steuern sich selber?
  • Planst du deine Produktion einmal in der Woche oder einmal am Tag?

Und last but not least schaust du dir an, wie die Informationen über deinen Materialverbrauch an deine Lieferanten weitergegeben werden.

Das verläuft analog zur Betrachtung der Bestellungen deines Kunden.

Zu guter Letzt fehlt in dem Wertstrom noch eine wichtige Information:

3.4 Die Durchlaufzeit

Um die Durchlaufzeit zu ermitteln, benötigst du unterhalb des Materialflusses zwei Zeilen:

  • In die obere Zeile trägst du ein wie lange ein Teil in jedem Materiallager liegen wird. Dazu teilst du den aktuell beobachteten Bestand durch den Kundentakt und bekommst wahrscheinlich eine recht hohe Zahl im Bereich mehrerer Tage.
  • In die untere Zeile trägst du die Bearbeitungszeit an jeder Station ein. Diese Zahl liegt im Bereich einiger Sekunden bis weniger Stunden.

Wenn du das für jede Stufe in deiner Fertigung und jedes Lagers gemacht hast, kannst du die Zahlen zusammenrechnen und bekommst die gesamte Durchlaufzeit.

Wenn du jetzt noch ausschließlich die Bearbeitungszeiten zusammenzählst und durch die Durchlaufzeit dividierst, kommt vermutlich eine sehr kleine Zahl dabei heraus.

Das ist das aktuelle Verhältnis von Wertschöpfung zu Durchlaufzeit. Und das möchtest du im nächsten Schritt optimieren.

Wenn ihr mit allen drei Schritten fertig seid, ergibt sich ein Bild ähnlich dem hier gezeigten:

Value Stream Mapping

3.5 Den Future Value Stream aufstellen

Sobald du den Value Stream erstellt hast, geht es darum daraus den optimalen Value Stream zu bestimmen. Dabei hältst du dich an einige wenige Prinzipien, um die Durchlaufzeit zu reduzieren.

Welche Prinzipien sind das?

Hier hatten wir bereits besprochen, dass eines der wichtigsten LEAN Prinzipien das Fließprinzip des Materials ist.

Um das Fließprinzip umsetzen zu können, schaust du für jedes Lager, ob es eliminiert werden kann. Dazu müsstest du die nacheinander folgenden Prozessschritte so gestalten, dass das Material aus dem einen Schritt sofort in den nächsten fließen kann.

Das wird sicherlich nicht immer gehen.

Wenn es nicht geht, schaust du als nächstes, ob du die beiden Fertigungsstufen mit einem FIFO Puffer versehen kannst. Hier würde wirklich nur eine ganz kleine Menge Material vorgehalten. Gerade so viel, dass beide Prozess immer laufen können.

Ist auch das nicht möglich, würdest du in einer weiteren Stufe schauen, ob du die beiden Prozessschritte über einen Supermarkt miteinander verbinden kannst.

3.6 Probleme identifizieren

Auf dem Weg zum optimalen Value Stream wirst du viele Probleme feststellen. Jedes dieser Probleme kennzeichnest du in deinem Future Value Stream mit einem sogenannten Kaizen Blitz.

Genau das sind die Punkte, die du anschließend mit weiteren LEAN Werkzeugen bearbeiten musst.

Du hast also mit dem Value Stream eine Landkarte erstellt, die dir genau anzeigt, an welchen Stellen es sinnvoll ist, mit LEAN Management Methoden gezielt aktiv zu werden.

Weitere und tiefere Details zum Thema Value Stream Mapping wird es in einer eigenen Artikelserie geben.

4. Kaizen – Detailanalysen einzelner Probleme

Ihr habt in eurem VSM Workshop festgestellt, dass ein Prozessschritt über eine sehr schlechte Produktivität verfügt und dass diese schlechte Produktivität aktuell verhindert, dass ihr die Prozessschritte mit einer FIFO Bahn miteinander verbinden könnt?

Dann wäre es jetzt an der Zeit, an genau dem fraglichen Prozessschritt einen Kaizen Workshop durchzuführen.

KAIZEN ist japanisch und steht für:

KAI = Veränderung

ZEN = zum Besseren

Ziel dieses Workshops ist es die Ursachen für die schlechte Produktivität herauszufinden.

Dies macht das Workshop Team zusammen an der Maschine. D.h. dieses Team, welches wieder aus Teilnehmern aller an der Wertschöpfung beteiligter Bereiche bestehen sollte, beobachtet die normale Produktion an der Maschine und schreibt sich dabei alle Auffälligkeiten auf:

  • Liegt das Werkzeug nicht an der optimalen Stelle?
  • Muss der Mitarbeiter ständig irgendetwas aufschreiben und die Maschine steht in dieser Zeit?
  • Hat die Maschine häufig Störungen?
  • Etc.

Alle diese Punkte werden aufgeschrieben. Im Grunde sucht ihr an der Maschinen nach den 7 Arten der Verschwendung, die mit LEAN Management ja immer bekämpft werden sollen.

Anschließend werden die Ursachen für die Probleme identifiziert und Maßnahmen aufgeschrieben.

Alle Maßnahmen haben zum Ziel die Maschine soweit zu optimieren, dass eine FIFO Anbindung, wie sie im VSM vorgesehen ist, möglich wird.

5. SMED – die Rüstzeit optimieren

Ein weiterer Grund, warum aufeinanderfolgende Prozessschritte nicht ganz ohne Lager verbunden werden können, sind lange bzw. unterschiedliche lange Rüstzeiten.

Um diese zu analysieren und zu optimieren, nimmst du die LEAN Management Methode SMED zur Hand.

SMED steht für:

S – ingle

M – inute

E – exchange of

D – ies

Was so viel heißt wie: Umrüsten im einstelligen Minutenbereich.

Wenn du jetzt aus einer Branche kommst, in der du eher stundenlange Rüstzeiten gewohnt bist, lass dich davon nicht abschrecken.

Am Ende des Tages geht es nur darum, den aktuellen Zustand zu verbessern. Ob das dann zu Rüstzeiten im einstelligen Minutenbereich führt, ist erstmal Nebensache.

Was ist Rüstzeit?

Bevor du anfängst, lass uns kurz klären, was denn allgemein zur Rüstzeit gezählt wird.

Per Definition startet die Rüstzeit dann, wenn das letzte Teil des laufenden Auftrages von der Maschine kommt und sie endet, sobald das erste Teil des neuen Auftrages von der Maschine kommt.

Soweit so gut.

Man kann die Rüstzeit in drei Anteile aufteilen:

  • Interne Rüstzeit: Das ist die Zeit, in der die Maschine steht. Diese sollte natürlich so kurz wie nur möglich sein.
  • Externe Rüstzeit: hier läuft die Maschine noch mit dem alten Auftrag oder sie läuft schon wieder mit dem neuen Auftrag. Hier solltest du so viele Vor- und Nachbereitungen reinpacken, wie irgendwie möglich.
  • Unnötige Tätigkeiten: diese sollten natürlich gleich Null sein, können aber im aktuellen Zustand existieren.

Ich stelle mir zur Veranschaulichung immer die Boxenstopps bei der Formel 1 vor. Es gibt wohl keinen anderen Bereich, der die Rüstzeiten soweit perfektioniert hat, wie die Teams in der Formel 1.

Wenn das Auto an die Box kommt, steht alles, aber auch wirklich alles bereit, was für die Arbeiten benötigt wird. Jeder weiß was er zu tun hat. Alles steht an seinem perfekten Platz.

Nur so ist es möglich, dass ein kompletter Tankstopp mit Reifenwechsel innerhalb weniger Sekunden durchgeführt werden kann.

Wie gehst du einen Rüstworkshop an?

Kern eines Rüstworkshops ist die IST-Aufnahmen. Dazu teilst du dein Team auf. Ihr braucht:

  • Einen Zeitaufnehmer: Dieser notiert die benötigte Zeit für jeden Teilschritt
  • Einen Aufnehmer für die Wege: Diese werden in einem sogenannten Spaghetti-Diagramm aufgenommen
  • Einen Problembeobachter: Er schreibt alles auf, was man am Rüstvorgang optimieren kann

Nachdem der Rüstvorgang abgeschlossen und dokumentiert ist, setzt sich das Team in einem Raum zusammen und trägt die Ergebnisse zusammen.

Für jeden einzelnen Schritt wird geprüft:

  • Kann er ganz entfallen?
  • Kann er in die externe Rüstzeit verlegt werden?
  • Kann er optimiert werden?
  • Kann die Reihenfolge der Operationen optimiert werden?

Seid ihr den IST-Zustand mit diesen Fragen im Hinterkopf einmal durchgegangen, erstellt ihr daraus eine neue, optimierte Rüstanweisung.

Welche ihr in einem letzten Schritt an der Anlage erprobt.

Dabei könnt ihr feststellen, ob die Optimierungen, die ihr euch ausgedacht habt, auch wirklich umsetzbar sind.

Mit dieser Methode sind Reduzierungen der Rüstzeit von mehr als 50% im ersten Schritt durchaus denkbar.

Gut investierte Zeit also!

6. PDCA – Maßnahmen gezielt umsetzen

Alle Maßnahmen, die nicht sofort und auf der Stelle umgesetzt werden können, kommen in einen Maßnahmenplan.

Und werden dann nach und nach abgearbeitet gemäß dem Prinzip

P – lan: Aktionen planen

D – o: Aktionen umsetzen

C – heck: Wirksamkeit überprüfen

A – ct: die Standards verändern, damit die eingeführten Maßnahmen dauerhaft wirksam bleiben und dann von vorne beginnen.

Der PDCA Zyklus geht auf William Edwards Deming zurück und ist daher oft auch als Deming-Kreis bekannt.

Er soll sicherstellen, dass Maßnahmen und Projekte strukturiert umgesetzt werden und vor allem, dass einmal eingeführte Maßnahmen dauerhaft wirksam sind.

PDCA Kreis

Fazit

Das waren bis hierher 5 elementare LEAN Management Methoden. Weitere Methoden stelle ich dir in einem gesonderten Artikel vor.

Aber fassen wir nochmal kurz zusammen:

Bevor du überhaupt anfängst, ist es wichtig, dass du dir darüber im Klaren bist, wie du deine Mitarbeiter mit auf die Reise nehmen kannst. Denn LEAN ohne die Mitarbeiter, das geht nicht.

Dann ist es sinnvoll als Einstieg in das Thema LEAN mit der 5S Methode zu starten. Dein Unternehmen ist danach ein Stück ordentlicher und der schnelle Erfolg motiviert zum Weitermachen.

Als nächstes brauchst du den Gesamtüberblick und den bekommst du mit Value Stream Mapping.

Hast du deine Value Stream Map, siehst du, an welchen Stellen gezielte Maßnahmen notwendig sind, um die Verschwendung zu eliminieren.

Brauchst du weitere Analysen, dann hilft dir Kaizen für allgemeine Verbesserungen und SMED für die Analyse und Optimierung von Rüstvorgängen.

Alle Maßnahmen durchlaufen den PDCA-Zyklus, damit sichergestellt ist, dass einmal geänderte Abläufe dauerhaft gelebt werden.

Mit diesen Methoden hast du einen wirkungsvoll ausgestatteten Werkzeugkasten an der Hand.

Natürlich gibt es noch viele weitere LEAN Management Methoden, auf die wir in der Zukunft noch eingehen wollen, aber das würde für den Anfang zu weit führen.

Was denkst du über die hier vorgestellte Vorgehensweise? Welche Erfahrungen hast du gemacht? Hinterlasse mir einen Kommentar unter dem Artikel.

Ich freue mich auf den nächsten Beitrag.

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Über mich

Thomas
Seit mehr als 10 Jahren beschäftige ich mich beruflich mit Lean Production oder Lean Management. In dieser Zeit habe ich die Erfahrung gemacht, dass in den teuren Schulungen zwar tolles theoretisches Wissen über Lean Techniken vermittelt wird, aber weniger konkrete Infos darüber, wie man dieses Wissen im betrieblichen Alltag verankert. Daher habe ich mich dazu entschlossen diesen Blog zu gründen und meine Erfahrungen und mein Wissen mit Dir zu teilen. Ich möchte Dir mit meinen Beiträge und Vorlagen dabei helfen, Lean Management bei Dir im Unternehmen zu einer Erfolgsstory zu machen. Du willst mir dabei helfen? Dann melde Dich bei der LEANvolution Community an und erfahre immer als erster, wenn es neue Beiträge gibt.

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