Wertstromanalyse

Wertstromanalyse – Diese Schulung und Checkliste helfen dir bei der Umsetzung

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Die Moderation eines Wertstromanalyse (VSM) Workshops ist eigentlich ganz einfach.

Zumindest, wenn man weiß, worauf man zu achten hat.

Daher möchte ich dir heute im zweiten Teil der Artikelserie eine Checkliste und eine Schulungspräsentation vorstellen, die dir bei der erfolgreichen Durchführung deiner VSM Workshops helfen werden.

Die Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und die Durchführung deines Workshops. Damit wirst du keine wichtigen Punkte vergessen.

Die Präsentation, dient als Schulung. Denn einen Wertstrom zu erstellen setzt auch bei deinen Teilnehmern ein paar Grundkenntnisse voraus. Und die Präsentation hilft dir, diese Grundkenntnisse an deine Workshop-Teilnehmer zu vermitteln.

Wir haben heute viel vor uns.

Lass uns also loslegen:

Die Workshop Checkliste – der perfekte Helfer bei der Vorbereitung und Durchführung

Im ersten Teil der Artikelserie hatten wir bereits über die Vorbereitungen für einen Wertstromanalyse Workshop gesprochen.

1. Planung und Vorbereitung des Workshops

Die Checkliste hilft dir bereits hier, auf die wesentlichen Punkte zu achten:

  • Hast du alle Materialien zusammengestellt?
  • Hast du den Raum reserviert?
  • Ist die Einladung an die Teilnehmer rausgegangen?
Wertstromanalyse Checkliste

2. Einladung

Für die Einladung kannst du die Agenda Vorlage verwenden, die ebenfalls Teil des VSM Pakets ist. Damit weiß bereits bei der Einladung jeder, was ihn erwartet.

Bei Bedarf, ändere die Vorlage nach deinen Wünschen ab.

Ich hatte hier eine ausführliche Anleitung gegeben, wie du alle Vorlagen von LEANvolution.de auf deine eigenen Unternehmensfarben und auf dein Corporate Design anpassen kannst.

Wertstromanalyse - Agenda

3. Durchführung

Je nachdem wie groß dein Unternehmen ist, kann es sinnvoll sein, ganz zu Beginn des Workshops eine kleine Vorstellungsrunde abzuhalten. Wenn Ihr euch alle kennt, lasst das einfach weg.

Ihr seid ja flexibel ?.

Was ich dir auf jeden Fall empfehlen kann, ist über die Erwartungshaltung für den Workshop zu sprechen.

Stelle den Workshop Teilnehmern zunächst deine Erwartungshaltung für den Workshop vor.

Was wollt ihr am Tag 1 schaffen?

Wie stellst du dir die Mitarbeit vor?

Wie sollen die Ergebnisse aussehen?

Wenn du diese Punkte geklärt hast, frage gerne auch nach den Erwartungen deiner Teilnehmer.

Zum Schluss stelle noch kurz die Agenda vor, damit jeder sehen kann, wie der Workshop strukturiert ist.

Die Agenda hattest du optimalerweise schon zusammen mit der Einladung verschickt, ist aber zu Beginn nochmal in der Schulungspräsentation enthalten.

Die Wertstromanalyse (VSM) Schulung

Es macht wirklich Sinn diese Schulung jedes Mal durchzuführen, wenn du einen VSM Workshop startest.

Denn egal, ob einige oder alle Teilnehmer diese Schulung bereits gehört haben, so vergisst man die Inhalte schnell wieder.

Schließlich beschäftigen sich die meisten Kollegen nicht täglich mit der Materie.

Daher nehmt euch eine halbe Stunde Zeit, um durch die Schulungspräsentation zu gehen.

Diese ist wie folgt aufgebaut:

1. Warum Wertstromanalyse?

Zunächst einmal soll deinen Workshop-Teilnehmern die berechtigte Frage beantwortet werden, warum ihr eigentlich eine Wertstromanalyse durchführen wollt.

Was habt ihr davon und warum sollt ihr zwei Tage eurer wertvollen Zeit mit diesem Thema verbringen?

Nun, wir hatten hier bereits über die Vorteile von VSM gesprochen.

Es geht im Grunde darum, zunächst herauszufinden, wo es hakt oder wo ihr besser werden könnt.

Dazu müsst ihr diese Stellen aber finden.

Sonst optimiert ihr irgendetwas und stellt hinterher fest, dass dieser Punkt gar nicht die Ursache für das Problem war.

Daher VSM!

VSM dient dazu

  • Prozesse anschaulich zu visualisieren
  • Informations- und Materialflüsse unterschiedlicher Produktgruppen aufzuzeichnen,
  • Klarheit über die Durchlaufzeiten eurer Produkte zu erlangen,
  • Und damit ein Gesamtbild der Produktion zu zeichnen.

Mit diesen Informationen könnt ihr dann

  • Durchlaufzeiten verkürzen, weil
  • Ihr Bestände reduzieren könnt, weil
  • Engpässe eliminiert wurden.
  • Damit seid ihr in der Lage eine bessere Liefertreue zu erreichen
  • Um damit die Zufriedenheit eurer Kunden zu erhöhen.

Denn du weißt ja, Qualität und Zuverlässigkeit ist nicht, wenn das Produkt, sondern wenn der Kunde zurückkommt, weil er so zufrieden mit euch ist.

In welchen Situationen ist die Durchführung eines VSM Workshops sinnvoll?

Ein VSM Workshop macht Sinn, wenn

  • Ihr vor der Herausforderung steht, neue Produkte in die Produktion aufzunehmen,
  • sowieso größere Betriebsumstellungen geplant sind,
  • Ihr mit hohen Materialflusskosten zu kämpfen habt,
  • Es Kapazitätsprobleme gibt oder die Lagerbestände zu hoch sind oder
  • Wenn es allgemein Störungen im Materialfluss gibt.

Vermutlich wird einer dieser Punkte vorliegen, der dich dazu bewogen hat, VSM als Instrument auszuwählen.

2. Wertschöpfung vs. Verschwendung

Und am Ende eurer Bemühungen wollt ihr dazu beitragen, Verschwendung zu eliminieren.

2.1 Aber was ist Verschwendung nochmal?

Das ist die nächste Frage, die in der Schulung beantwortet wird.

Verschwendung

Wir wünschen uns alle, dass der Anteil der wertschöpfenden Arbeit möglichst groß ist und mit einem VSM Workshop legst du die richtige Basis, um diesen Anteil zu vergrößern.

2.2 offensichtliche vs. verdeckte Verschwendung

Aber aktuell hast du sicherlich auch die beiden Verschwendungsblöcke in deinen Abläufen:

  • Die offensichtliche Verschwendung: Diese siehst du und kannst sie bekämpfen. Offensichtliche Verschwendung wäre z.B. Nacharbeit, Ausschuss, Suchen von Material oder Werkzeug, unnötiger Transport oder Maschinenausfälle.
  • Verdeckte Verschwendung ist viel tückischer, denn du siehst sie nicht sofort. Sie tarnt sich als wertschöpfende Tätigkeit. Beispiele sind das Rüsten,  Wartezeiten, Reinigen oder das Spannen eines Werkstückes. Klar kannst du jetzt sagen, dass diese Dinge für die Bearbeitung notwendig sind. Und bis zu einem gewissen Punkt stimmt das auch. Aber was, wenn diese Vorgänge länger dauern, als sie eigentlich müssten? Dann ist es Verschwendung und sollte eliminiert werden. Wenn in deinen Arbeitsplänen steht, dass das Umrüsten einer Maschine für einen Auftrag 20 Minuten dauern darf, der Mitarbeiter braucht aber 30 Minuten, dann ist das Verschwendung. Es ist Verschwendung, weil dein Kunde nur für 20 Minuten zahlt. Aus welchen Gründen auch immer dein Mitarbeiter 10 Minuten länger braucht, spielt dabei keine Rolle. Die Zeit geht auf deine Kappe.

Als nächstes werden in der Schulungspräsentation die 7 Verschwendungsarten vorgestellt:

  1. Transport (Transport)
  2. Bestände (Inventory)
  3. Bewegung (Movement)
  4. Wartezeiten (Waiting)
  5. Überproduktion (Overproduction)
  6. Herstellungsprozess (Overprocessing)
  7. Ausschuss und Nacharbeit (Scrap)

Wenn man die Anfangsbuchstaben der englischen Entsprechungen in den Klammern hintereinanderschreibt, erhält man den Namen Tim Wood. Mit diesem kann man sich die 7 Arten der Verschwendung einfacher merken.

Nächster Punkt in der Schulung:

2.3 Die Begriffe Muri, Mura und Muda

Muri: Ist die Überlast von Mensch und Maschine, d.h. eine Arbeitsstation wird immer an oder oberhalb ihrer eigentlichen Belastungsgrenze betrieben.

Muri_Bild

Mura: Ist die unausgewogene Arbeitsverteilung, d.h. du hast eine Montagelinie mit mehreren Stationen und die Arbeit ist unter diesen Stationen nicht gleichmäßig verteilt, so dass eine Station immer mehr oder schneller arbeiten muss als die anderen.

Mura_Bild

Muda: Ist ganz allgemein Verschwendung. Bezogen auf den Transport innerhalb deines Betriebs könnten das regelmäßige Leerfahrten eines Gabelstaplers sein.

Muda_Bild

3. Was ist Wertstromanalyse (VSM)?

Diese Grundlagen und das Verständnis für Verschwendung sind wichtig, denn das braucht ihr im weiteren Verlauf des Workshops.

Im nächsten Abschnitt der Schulung geht es nun an die Klärung der Frage:

Was ist VSM überhaupt?

Dazu gibt es zunächst eine grobe Übersicht. Hier ist es wichtig zu verstehen, dass ein Wertstrom den gesamten Weg von deinen Zulieferern bis zu deinem Kunden überspannt.

Und zwar bezüglich des Materials aber auch des Informationsflusses.

Das Material fließt dabei immer auf den Kunden zu, der Informationsfluss in der entgegengesetzten Richtung.

Die nächste Folie vertieft diese Informationen weiter und beschreibt die einzelnen Elemente des Wertstroms genauer.

Dabei werden die folgenden 6 Elemente des Wertstroms erklärt:

  1. Produktionsprozesse: Sie beschreiben die produzierenden Tätigkeiten. Wichtig dabei: Es kann sich hier auch um „Produktionsprozesse“ in der Verwaltung handeln. Dies entspräche der Bearbeitung eines bestimmten Vorganges in einer Abteilung durch einen bestimmten Sachbearbeiter.
  2. Geschäftsprozesse: Sie beschreiben die Dinge wie die Produktionsplanung oder Produktionssteuerung. Im Falle einer Wertstromanalyse von Büroprozessen könnte dies aber auch eine Vertriebsdatenbank sein, welche Bestellungen vom Kunden erhält und darüber bestimmte Abteilungen und Aktionen antriggert.
  3. Materialfluss: Dieser beschreibt die Situation zwischen den einzelnen Produktionsprozessen und berücksichtigt dabei auch die Bestände. Auch hier wieder der Hinweis auf einen VSM im Büro: Bestände könnten auch sich stapelnde Eingangskörbe in einer bestimmten Abteilung sein.
  4. Informationsfluss: Dieser fließt, wie gerade schon erwähnt, immer entgegen des Materials und beschreibt die Daten und Dokumente, die vom Kunden zum Lieferanten aber auch hin zu den Produktionsprozessen fließen.
  5. Kunde: Dieser bildet die Kundennachfrage ab. In den meisten Fällen wird es sich tatsächlich um deinen externen Kunden handeln, der eine bestimmte Ware oder Dienstleistung von dir erhält. Es kann sich aber auch um einen internen Kunden handeln, wenn du einen bestimmten Prozess im Büro analysierst.
  6. Last but not Least der Lieferant: dieser bildet die Versorgung mit Rohmaterial ab.

Die Elemente des Wertstroms und wie du diesen in deinem Workshop aufbaust, werde ich dir im kommenden Beitrag dieser Artikelserie noch im Detail erläutern.

Die Dritte Folie im Schulungsblock gibt deinen Teilnehmern jedenfalls schonmal einen kleinen Vorgeschmack auf das, was ihr gemeinsam erarbeiten wollt. Hier kannst du einen vollständig aufgenommenen Wertstrom mit allen wesentlichen Elementen zeigen.

Wertstrom IST Zustand

4. Vorgehensweise bei der Wertstromanalyse

Und wie ihr zu so einem Bild kommt, erklärst du deinen Teilnehmern im nächsten Kapitel der Schulung.

Auch hier sei wieder der Hinweis gegeben:

Du bekommst noch viele weitere Infos im nächsten Beitrag.

Hier siehst du wirklich nur die absoluten Basics, die deine Workshop Teilnehmer zumindest schonmal gehört haben sollten, bevor ihr euch gemeinsam auf die Reise zu eurem ersten Wertstrom macht.

Die Vorgehensweise ist hier auf 6 wesentliche Schritte verkürzt:

4.1 Ermittlung der Produktfamilie

Zunächst geht es darum, wie ihr die richtige Produktfamilie für euren Workshop ermittelt.

Dazu werden alle Produkte oder aber alle Arbeitsvorgänge, die über die zu analysierenden Maschinen oder durch die Abteilungen laufen, in einer Liste eingetragen.

In der ersten Spalte stehen die verschiedenen Produkte oder Vorgänge.

In den Spalten dahinter stehen die Abteilungen oder Arbeitsgänge.

Nun wird für jedes Produkt oder jeden Vorgang die Zeit in den entsprechenden Abteilungen oder auf den Maschinen eingetragen.

Geht ein bestimmtes Produkt nicht über eine der Maschinen in den Spalten, so bleibt die Zelle frei.

Wählt das in dem Workshop zu betrachtende Produkt aus.

Dies ist in der Regel das Produkt oder sind die Vorgänge, die den größten Anteil am Umsatz haben.

4.2 Kundenbedarf und Kundentakt

Zweiter Schritt: Bestimmung des Kundentaktes.

Warum ist das so wichtig?

Weil im weiteren Verlauf des Workshops fast alle Berechnungen, z.B. von Liegezeiten, auf den Kundentakt bezogen werden.

Um den Kundentakt zu berechnen teilt ihr das Produkt aus Fabriktagen und Arbeitszeit pro Tag durch die Jahresstückzahl.

Formel Kundentakt

4.3 Ist Zustand aufnehmen

Nun vermittelst du deinem Team das Vorgehen bei der Wertstromanalyse.

Den IST Zustand ermittelt ihr nämlich nicht bequem aus dem Besprechungsraum heraus, sondern direkt vor Ort.

Dabei fangt ihr hinten im Fluss an.

Bei der Produktion ist das meist das Lager für die Fertigware.

Von da aus geht ihr flussaufwärts und tragt dabei alle Informationen zusammen, die ihr für die Darstellung des IST-Zustandes und für die Berechnung der Kenngrößen benötigt.

Diese Details gebe ich dir im nächsten Artikel. In der Kurzschulung für dein Team musst du auf die Details nicht eingehen. Wichtig ist nur, dass du festlegst, wer welche Daten ermitteln soll.

In der Schulungspräsentation folgen nun einige Seiten auf denen zunächst die Wertstromsymbole erklärt werden. Diese hatte ich dir hier bereits ausführlich vorgestellt.

4.4 Soll Zustand entwickeln

Nächster Schritt ist die Erstellung des SOLL-Wertstromes auf Basis des IST-Wertstromes.

Alle Punkte, die euch aktuell davon abhalten nach dem SOLL-Wertstrom zu arbeiten, werden mit sogenannten Kaizen-Blitzen versehen.

Hinter jedem Kaizen-Blitz steckt eine Maßnahme und manchmal auch ein ganzes Projekt.

4.5 Umsetzung des Soll Zustandes

Und diese Maßnahmen und Projekte werden während des Workshops in einen Maßnahmenplan aufgenommen und nach dem Workshop Stück für Stück umgesetzt.

Dabei richtet ihr euch nach folgenden Punkten:

  • Für alle Kaizen-Blitze muss es eine klare Maßnahme geben, um diesen Engpass aufzulösen
  • Alle Prozesse müssen sich am Kundentakt orientieren. Tun das einzelne Prozesse heute noch nicht, so prüft, ob man die Arbeit anders verteilen kann.
  • Bestände vor und nach einzelnen Arbeitsstationen sollen so weit wie möglich reduziert werden. Im übernächsten Beitrag zeige ich dir, wie genau du dazu vorgehen musst.
  • Sämtliche Verschwendungen sollen eliminiert werden.

4.6 Standardisieren und Kontrolle

Wie schon bei der 5S Methode gilt auch bei VSM:

alles, was lange Bestand haben soll, muss in Form neuer Standards fixiert werden.

Dies kann man mit Arbeitsanweisungen tun, in dem alle Mitarbeiter jederzeit nachsehen können, wie eine bestimmte Tätigkeit durchzuführen ist.

Insbesondere, wenn dein Unternehmen zertifiziert ist, spielen Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen eine wichtige Rolle.

Fazit

Für heute sind wir damit auch wieder am Ende angekommen.

Ich habe dir heute zwei Dateien aus dem VSM Paket vorgestellt, die hoffentlich hilfreich für dich sind.

Datei 1 ist eine Checkliste, die dir bei der Planung und Durchführung von VSM Workshops hilft. Damit vergisst du die wesentlichen Punkte auf keinen Fall.

Datei Nummer 2 ist eine Schulung. Diese kannst du zu Beginn jedes Workshops aber auch allen anderen Kollegen in deinem Unternehmen zeigen, um einen ersten Einblick in das Thema Wertstromanalyse zu vermitteln.

Im nächsten Beitrag geht das im Detail um die Erstellung des IST Wertstromes. Wir sprechen über die 8 elementaren Schritte zur Erstellung einer Wertstromanalyse.

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Ich wünsche dir einen guten Start in eine erfolgreiche Woche,

Dein Thomas

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Über mich

Thomas
Seit mehr als 10 Jahren beschäftige ich mich beruflich mit Lean Production oder Lean Management. In dieser Zeit habe ich die Erfahrung gemacht, dass in den teuren Schulungen zwar tolles theoretisches Wissen über Lean Techniken vermittelt wird, aber weniger konkrete Infos darüber, wie man dieses Wissen im betrieblichen Alltag verankert. Daher habe ich mich dazu entschlossen diesen Blog zu gründen und meine Erfahrungen und mein Wissen mit Dir zu teilen. Ich möchte Dir mit meinen Beiträge und Vorlagen dabei helfen, Lean Management bei Dir im Unternehmen zu einer Erfolgsstory zu machen. Du willst mir dabei helfen? Dann melde Dich bei der LEANvolution Community an und erfahre immer als erster, wenn es neue Beiträge gibt.

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